Päivitetty [9.7.2021]

Yksityisyydensuojasi on meille tärkeä asia. Käsittelemme asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, työntekijöidemme sekä kaikkien yksityishenkilöiden henkilötietoja lainmukaisesti ja tietosuoja-asetuksen velvoitteita noudattaen. Keräämme erityyppisiä henkilötietoja riippuen siitä oletko asiakas, verkkosivuillamme vierailija tai jotain muuta.

 

1 Rekisterinpitäjä

I-Valo Oy (15714188-0)
Tehtaantie 3B
14500 IITTALA
Sähköposti: info@i-valo.com
Puh. +358 10 501 3000

 

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Markkinointirekisterit:
Meike Kinnunen, markkinointipäällikkö, meike.kinnunen@i-valo.com

Myynnin asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM):
Jussi Veijola, myyntijohtaja, jussi.veijola@i-valo.com

 

3 I-Valon kotisivuilla vierailijat ja uutiskirjeen tilaajat, mitä tietoja käsittelemme?

I-Valo on kehittänyt verkkopalvelujaan, jotta voimme tiedottaa uutisista, markkinoida tuotteita ja varmistaa asiakirjojen ja tiedostojen saatavuuden. Kerättäviä henkilötietoja käytetään yrityksen verkkosivuston, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen. Keräämme tilastoja myös sivuston käyttäjistä. Lue lisää kohdasta: Evästeet.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (yhteydenottolomakkeet) tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen (nettisivujen evästeet ym.). Tietoja ei säilytetä pitempään kuin tarve vaatii. Tietoja karsitaan tarpeen mukaan.

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• Uutiskirjeiden vastaanottajalta perustiedot* kuten nimi ja yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, joita käytetään ainoastaan uutiskirjeiden hallinnointiin. Voit koska tahansa poistaa itsesi tästä rekisteristä
• Muista lomakkeista (yhteydenotto- ja palautelomakkeet tai mahdolliset ilmoittautumislomakkeet asiakastapahtumiin)
  • perustiedot* kuten nimi
  • yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten titteli
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot kuten kiinnostuksen kohteet

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

 

4 Yritys/työnantaja, joka on I-Valon asiakas, mitä tietoja käsittelemme?

I-Valo kerää tietoja yrityksistä ja heidän työntekijöistä sen verran kuin on tarpeellista, jotta pystymme huolehtimaan asiakassuhteista ja täyttämään velvollisuutemme tavarantoimittajana, koskien esimerkiksi tilausten toimituksia ja tehokasta ja kohdennettua asiakaspalvelua.

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, asiakasnumero, asiointikieli
• rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus, yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot* kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot kuten erikoisruokavalio tai muita asiakastilaisuuteen liittyviä tietoja

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

 

5 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Säilytämme henkilötietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti huomioiden soveltuvaan lainsäädäntöön koskien esim. kirjanpitoa. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

6 I-Valo ja sosiaalinen media

Sosiaalisessa mediassa löydät I-Valon kanavista muun muassa erilaisia uutisia tuotteista ja palveluista sekä tapahtumista. Vastuuhenkilöt tilien hallinnointiin, valvontaan ja julkaisutoimintaan ovat:

• I-Valon markkinointipäällikkö
• Digitoimisto Trimedia, jonka kanssa I-Valolla on voimassa oleva tietojenkäsittelysopimus

Sosiaalisella medialla tarkoitamme:

• Facebook
• Instagram
• Youtube
• LinkedIn
• Twitter

Pidätämme itsellemme oikeuden poistaa mahdolliset loukkaavat, asiattomat ja rasistiset kommentit.

 

7 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu Euroopan unionin yleisten tietosuoja-asetusten mukaisesti. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Poikkeuksena henkilötietojen luovutusta tapahtuu lähetysten toimittamiseksi käyttämiemme kuljetusyritysten toimesta.

I-Valo Oy säilyttää asiakkaiden henkilötietoja EU:n alueella sijaitsevilla palvelimilla. Henkilötietoja tallennetaan kolmansien osapuolten hallinnoimille palvelimille ja nämä palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja I-Valo Oy:n lukuun EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Silloin, kun henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

 

8 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lainvastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Kaikkien EU:n valvovien viranomaisten yhteystiedot ovat täällä: https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/612080.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

 

9 Evästeet

Evästeitä käytetään käyttökokemuksen parantamiseksi ja verkkosivuston optimoimiseksi. Sivustollamme on evästeitä, jotka keräävät tietoa verkkosivustomme käyttäjistä. Evästeet mahdollistavat esimerkiksi Google Analyticsin ja Facebookin markkinoinnin seurannan. Näiden tietojen avulla pyrimme parantamaan verkkosivustoamme ja kohdentamaan markkinointia onnistuneemmin. Evästeet voi ottaa pois käytöstä oman selaimesi asetuksista, jolloin käyntiäsi verkkosivustollamme ei voi seurata.

 

10 Evästeiden käsittely

Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit sulkea evästeet verkkoselaimesi turva-asetuksista. Voit myös asettaa selaimesi vastaanottamaan varoituksen aina, kun verkkosivusto pyrkii asettamaan evästeen tietokoneeseesi. Verkkoselaimen kautta voidaan poistaa myös aiemmin tallennettuja evästeitä. Katso verkkoselaimen ohjesivuilta lisätietoa siitä, miten voit nähdä, mitä evästeitä verkkoselaimeesi on tallennettu, miten ne poistetaan ja miten asetat selaimesi hyväksymään evästeet tai estämään niiden käytön.

 

11 Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetyille yhteyshenkilöille.